Gestion de l'équipe et liste d'attente dédiée : deux fonctionnalités pour une entreprise de terrain bien organisée

Gérer une entreprise de terrain, ce n'est pas un travail en solo, même si vous avez commencé seul. Dès que vous accueillez une deuxième paire de mains, vous avez besoin de savoir qui fait quoi. Et quand votre planning est complet, il vous faut un système qui se souvient des clients que vous n'avez pas pu prendre aujourd'hui pour les rappeler demain.

Check-in ARTISAN propose désormais deux fonctionnalités conçues exactement pour ces situations : la gestion des membres de l'équipe et une page liste d'attente dédiée.

Gérer votre équipe

Jusqu'à présent, les champs responsable et assistant dans les visites terrain s'alimentaient à partir des comptes utilisateurs rattachés à votre entreprise. Cela fonctionnait, mais cela impliquait que chaque membre du personnel devait avoir un identifiant Check-in ARTISAN, excessif quand tout ce dont vous avez besoin est un nom dans un menu déroulant.

La nouvelle section Équipe dans les Paramètres adopte une approche plus simple. Vous ajoutez des membres en saisissant un prénom et un nom de famille. C'est tout. Pas d'email, pas de mot de passe, pas de procédure d'invitation. Juste les noms des personnes qui travaillent dans votre entreprise.

Une fois votre équipe configurée, ces noms apparaissent automatiquement dans le formulaire de visite terrain :

• Responsable : le technicien principal de l'intervention.
• Assistant 1 : un premier aide facultatif.
• Assistant 2 : un second aide facultatif.

Cela vous donne des fiches claires et structurées de qui a travaillé sur chaque visite terrain. Au fil du temps, vous pouvez observer des tendances : qui gère le plus d'interventions, quel technicien travaille plutôt avec quels types de chantiers, et comment équilibrer la charge au sein de votre équipe.

Pour commencer

1. Allez dans Paramètres > Équipe.
2. Cliquez sur Nouveau et saisissez le prénom et le nom de chaque membre de l'équipe.
3. C'est tout. Vos membres d'équipe sont désormais disponibles dans chaque formulaire de visite terrain.

Vous pouvez modifier ou supprimer des membres à tout moment. Si vous supprimez quelqu'un, les visites terrain auxquelles il était assigné afficheront simplement le champ comme vide, aucune donnée n'est perdue.

Une page liste d'attente dédiée

Le bouton liste d'attente sur les visites terrain existe depuis le début. Vous marquez une visite comme "liste d'attente" quand un client souhaite une intervention mais qu'il n'y a pas de créneau disponible. Le problème : ces visites en attente étaient mélangées avec toutes vos autres visites, et le seul moyen de les voir était d'appliquer un filtre.

Il y a maintenant une meilleure solution. La nouvelle page Liste d'attente se trouve dans le groupe de navigation Activité, juste après les Visites terrain. Ouvrez-la et vous voyez toutes les visites en liste d'attente, triées par date de création : les plus anciennes en premier.

Cet ordre est important. Le client qui attend depuis le plus longtemps devrait être le premier que vous appelez quand une annulation se produit. La page rend cela évident en un coup d'oeil.

Depuis la page liste d'attente, vous pouvez cliquer sur n'importe quelle visite pour la modifier. Attribuez une date et une heure, désactivez le statut de liste d'attente, et la visite rejoint votre calendrier normal. Le client obtient son créneau, et vous comblez un vide qui aurait autrement été du temps perdu.

Pourquoi une page séparée est importante

Les filtres sont utiles, mais il faut penser à les utiliser. Une page dédiée dans votre navigation est toujours visible. C'est un rappel constant et discret qu'il y a des clients qui attendent de vos nouvelles. Ce rappel peut faire la différence entre un planning plein et des créneaux vides.

Mieux ensemble

Ces deux fonctionnalités vont de pair. Quand un créneau se libère, vous consultez la page liste d'attente, choisissez le client qui attend depuis le plus longtemps, et créez ou modifiez la visite terrain en y attribuant le bon membre de l'équipe. Tout est suivi, tout le monde est pris en compte, et aucun client ne passe entre les mailles du filet.

Des fonctionnalités simples, un impact majeur. C'est la philosophie de Check-in ARTISAN.