Catalogue produits et services

Présentation

Le catalogue est le référentiel central de votre entreprise dans Check-in ARTISAN. Il regroupe tous vos articles (prestations de main-d'oeuvre, matériaux, pièces, accessoires), organisés par familles, avec leurs prix et taux de taxe. Un catalogue bien structuré vous permet de créer des devis et des factures en quelques clics, tout en assurant la cohérence de vos tarifs.

Articles

Qu'est-ce qu'un article ?

Un article représente un service ou un matériau que vous proposez dans votre entreprise. Il peut s'agir de :

• Prestations de main-d'oeuvre : intervention plomberie, pose électrique, travaux de charpenterie, diagnostic, déplacement, mise en conformité, etc.
• Matériaux : tuyauterie, câbles, fixations, isolants, bois, quincaillerie.
• Pièces détachées : robinetterie, disjoncteurs, connecteurs, visserie.
• Forfaits : forfait dépannage, pack maintenance annuelle, contrat d'entretien.

Créer un article

Depuis la section Articles du menu de navigation, cliquez sur Nouvel article. Le formulaire de création comprend plusieurs sections détaillées ci-dessous.

Informations générales

• Référence : un code unique pour identifier l'article (par exemple, "PLOMB-01" pour une intervention plomberie standard, "ELEC-HR" pour des heures d'électricité, "CARP-MAT" pour des matériaux de charpenterie). La référence facilite la recherche et l'identification rapide.
• Description : le libellé complet de l'article tel qu'il apparaîtra sur les devis et factures (par exemple, "Main-d'oeuvre plomberie - heure technicien").
• Référence interne : un code optionnel pour votre usage interne, différent de la référence principale. Utile si vous avez un système de codification propre à votre entreprise ou si vous souhaitez faire correspondre vos articles avec un autre logiciel.

Classification

• Famille / Catégorie : sélectionnez la famille à laquelle appartient l'article. Les familles sont des regroupements que vous définissez librement (voir la section Familles ci-dessous). Par exemple : "Services de main-d'oeuvre", "Matériaux", "Frais de déplacement".
• Taux de taxe : sélectionnez le taux de taxe applicable à cet article parmi les taxes que vous avez configurées (voir la section Taxes ci-dessous).

Tarification

Check-in ARTISAN propose deux champs de prix liés par un calcul automatique :

• Prix de vente HT (hors taxes) : le prix de l'article avant application de la taxe.
• Prix de vente TTC (toutes taxes comprises) : le prix final facturé au client.

Lorsque vous saisissez l'un des deux prix, l'autre est calculé automatiquement en fonction du taux de taxe sélectionné. Par exemple :

• Prix d'achat : le prix auquel vous achetez le matériau ou la pièce auprès de votre fournisseur. Ce champ est pertinent uniquement pour les articles physiques (matériaux, quincaillerie, pièces). Il vous permet de calculer votre marge commerciale.

Conseil : Renseignez systématiquement le prix d'achat pour vos matériaux et pièces revendus. Cela vous permettra de suivre votre marge et d'ajuster vos tarifs si nécessaire.

Gestion du stock

Pour les articles physiques (matériaux, pièces, quincaillerie), Check-in ARTISAN propose un suivi des quantités en stock :

• Gestion du stock activée : cochez cette option pour activer le suivi du stock sur cet article.
• Quantité en stock : le nombre d'unités actuellement disponibles.

Lorsque la gestion du stock est activée :

• La quantité en stock est affichée dans la liste des articles.
• Vous pouvez filtrer les articles en rupture de stock ou avec un stock faible.
• La quantité est mise à jour manuellement lorsque vous recevez une livraison ou effectuez un inventaire.

Astuce : Activez la gestion du stock uniquement pour les articles dont vous avez réellement besoin de suivre les quantités (matériaux et pièces physiques). Les prestations de main-d'oeuvre n'ont généralement pas besoin de gestion de stock.

Statut actif / inactif

Chaque article peut être marqué comme actif ou inactif :

• Actif : l'article apparaît dans les sélections lors de la création de devis et factures.
• Inactif : l'article n'apparaît plus dans les sélections, mais reste visible dans l'historique des documents déjà émis.

Cette fonctionnalité est utile lorsque vous cessez de proposer une prestation ou un matériau : plutôt que de le supprimer (ce qui affecterait l'historique), vous le désactivez simplement.

Liste de prix

Check-in ARTISAN vous permet de définir des listes de prix pour vos articles. Une liste de prix est un ensemble de tarifs alternatifs qui peut être appliqué dans des contextes spécifiques. Par exemple :

• Tarif standard : votre tarification habituelle.
• Tarif fidélité : des prix réduits pour les clients réguliers.
• Tarif professionnel : des conditions spéciales pour des clients partenaires ou des marchés publics.

Conseil : Commencez par configurer vos articles avec le tarif standard. Vous pourrez ajouter des listes de prix alternatives plus tard, une fois que votre catalogue sera bien en place.

Familles

A quoi servent les familles ?

Les familles vous permettent de catégoriser vos articles en groupes logiques. Cette organisation facilite la navigation dans votre catalogue et le reporting de votre activité.

Créer une famille

Depuis la section Familles du menu de navigation, cliquez sur Nouvelle famille. Chaque famille est définie par :

• Code : un code court et unique (par exemple, "MO", "MAT", "DEP").
• Nom : le libellé complet de la famille (par exemple, "Main-d'oeuvre", "Matériaux", "Déplacement").

Exemples de familles

Voici une organisation type pour une entreprise de terrain :

Astuce : Créez vos familles avant de saisir vos articles. Cela vous permettra de les classer correctement dès le départ et d'avoir un catalogue structuré dès le premier jour.

Utilisation dans les filtres

Les familles sont disponibles comme filtre dans la liste des articles. Vous pouvez ainsi afficher rapidement tous les articles d'une catégorie donnée, ce qui est particulièrement utile lorsque votre catalogue s'étoffe.

Taxes

Fonctionnement des taxes

Les taxes dans Check-in ARTISAN sont définies par un nom et un taux multiplicateur. Le taux multiplicateur est le coefficient par lequel le prix HT est multiplié pour obtenir le prix TTC.

Taux multiplicateur : explication

Le taux multiplicateur est exprimé avec quatre décimales. Voici la correspondance avec les taux de TVA courants :

Préréglages par pays

Check-in ARTISAN propose des préréglages de taxes pour les principaux pays européens, ce qui vous évite de saisir manuellement les taux :

France

Belgique

Allemagne

Conseil : En France, les prestations de services sur le terrain sont généralement soumises au taux normal de TVA à 20%. Certains travaux de rénovation peuvent bénéficier du taux réduit à 10%. Vérifiez avec votre comptable les taux applicables à votre situation spécifique.

Créer une taxe personnalisée

Si les préréglages ne correspondent pas à votre situation (par exemple, si vous êtes dans un autre pays ou si vous avez un régime fiscal particulier), vous pouvez créer vos propres taxes avec le nom et le multiplicateur de votre choix.

Liaison fournisseur

Associer un fournisseur à un article

Depuis la fiche d'un article, vous pouvez le lier à un ou plusieurs fournisseurs. Cette liaison vous permet de :

• Savoir auprès de qui vous vous approvisionnez pour chaque matériau ou pièce.
• Centraliser les informations d'achat (prix d'achat, référence fournisseur).
• Faciliter les commandes de réapprovisionnement.

Gestion des fournisseurs

Les fournisseurs sont gérés dans une section dédiée de Check-in ARTISAN. Pour chaque fournisseur, vous pouvez enregistrer :

• Le nom de l'entreprise
• Les coordonnées (adresse, téléphone, e-mail)
• Le numéro de compte fournisseur
• Des notes libres

La liaison entre un article et un fournisseur se fait directement depuis la fiche de l'article, ce qui vous évite des allers-retours entre les sections.

Astuce : Renseignez le prix d'achat de chaque matériau auprès de chaque fournisseur. Cela vous permettra de comparer les tarifs et de choisir le fournisseur le plus avantageux lors de vos commandes.

Filtres et recherche

Recherche textuelle

La liste des articles dispose d'un champ de recherche qui filtre sur :

• La référence
• La description
• La référence interne

Filtres disponibles

Plusieurs filtres vous aident à naviguer dans votre catalogue :

• Par famille : affichez uniquement les articles d'une catégorie donnée (par exemple, tous les articles de la famille "Main-d'oeuvre").
• Par stock : filtrez les articles en rupture de stock, avec un stock faible, ou dont le stock est suffisant.
• Par statut actif : affichez les articles actifs, inactifs, ou tous.

Ces filtres sont combinables entre eux et avec la recherche textuelle.

Astuce : Utilisez le filtre "stock faible" régulièrement pour anticiper vos réapprovisionnements et ne jamais vous retrouver en rupture de matériaux sur un chantier.

Construire un catalogue efficace

Etape 1 : Définir vos familles

Commencez par créer les grandes catégories de votre activité. Trois à six familles suffisent généralement pour une entreprise de terrain. Ne multipliez pas inutilement les familles : un catalogue trop fragmenté devient difficile à naviguer.

Etape 2 : Configurer vos taxes

Sélectionnez les préréglages correspondant à votre pays ou créez vos taxes personnalisées. Pour la plupart des entreprises françaises, le taux normal de TVA à 20% sera le taux principal, avec éventuellement le taux de 10% pour certains travaux de rénovation résidentielle.

Etape 3 : Créer vos articles

Saisissez vos articles en commençant par les prestations les plus courantes :

1. Prestations de base : heures technicien par corps de métier, frais de déplacement, forfait diagnostic.
2. Variantes par type de travaux : si vous appliquez des tarifs différents selon la complexité ou le corps de métier, créez un article par variante.
3. Forfaits : si vous proposez des forfaits (pack maintenance, contrat annuel), créez-les comme des articles à part entière.
4. Matériaux et pièces : ajoutez les matériaux que vous revendez, avec leur prix d'achat et leur stock initial.

Etape 4 : Vérifier la cohérence

Avant de commencer à facturer, vérifiez :

• Que chaque article est bien classé dans la bonne famille.
• Que les prix HT et TTC sont corrects.
• Que le bon taux de taxe est appliqué à chaque article.
• Que les articles activement utilisés sont bien en statut "actif".

Conseil : Faites un essai en créant un devis fictif avec plusieurs articles pour vérifier que tout s'affiche correctement et que les calculs sont justes.

Bonnes pratiques

Nommage des articles

• Utilisez des descriptions claires et complètes pour que vos clients comprennent les lignes de leurs factures.
• Adoptez une convention de nommage cohérente (par exemple, "Main-d'oeuvre plomberie - heure", "Câble électrique 2.5mm² - mètre").
• Incluez le type de travaux ou la nature du matériau dans la description si vous différenciez vos tarifs.

Gestion des prix

• Revoyez vos tarifs au moins une fois par an pour les ajuster à l'inflation et à l'évolution de vos coûts matériaux.
• Plutôt que de modifier un article existant, envisagez de le désactiver et d'en créer un nouveau si le changement de prix est significatif. Cela préserve l'historique des anciens tarifs.
• Utilisez les listes de prix pour proposer des conditions préférentielles sans modifier vos tarifs de base.

Gestion du stock

• Effectuez un inventaire physique régulier (au moins une fois par mois) pour corriger les éventuelles différences entre le stock théorique et le stock réel.
• Définissez un seuil d'alerte mental pour chaque matériau (par exemple, "commander des tuyaux quand il en reste moins de 10 mètres").
• Utilisez le filtre "stock faible" comme liste de courses pour vos commandes fournisseurs.

Maintenance du catalogue

• Désactivez les articles que vous ne proposez plus plutôt que de les supprimer.
• Nettoyez les articles inutilisés ou en doublon.
• Mettez à jour les prix d'achat lorsque vos fournisseurs changent leurs tarifs.

Résumé

Un catalogue bien organisé est le fondement d'une facturation rapide et sans erreur. Investissez du temps dans sa mise en place initiale : vous le rentabiliserez dès les premières factures.