Paramètres de l'entreprise

Présentation

Les paramètres de l'entreprise constituent le socle de votre utilisation de Check-in ARTISAN. Ils définissent l'identité de votre établissement, les informations qui apparaissent sur vos documents (factures, bons de commande), votre page publique et vos préférences de fonctionnement.

Prenez le temps de configurer soigneusement ces paramètres dès le démarrage : ils seront utilisés dans l'ensemble de l'application.

Informations générales

Accéder aux paramètres

Rendez-vous dans le menu Paramètres ou cliquez sur l'icône de configuration dans la navigation. Vous accédez à la page de modification de votre entreprise.

Identification de l'entreprise

• Nom de l'entreprise : le nom commercial de votre entreprise de terrain, tel qu'il sera affiché dans l'application et sur vos documents.
• Slug : l'identifiant unique de votre entreprise utilisé dans l'URL d'accès. Ce slug est généré automatiquement à partir du nom de l'entreprise, mais vous pouvez le personnaliser. Il ne doit contenir que des lettres minuscules, des chiffres et des tirets.
• Raison sociale : la dénomination officielle de votre entreprise telle qu'elle figure au registre du commerce. Cette information apparait sur vos factures et documents légaux.

Coordonnées

• Email : l'adresse email principale de votre entreprise. Elle est utilisée pour les envois tests de newsletters et comme adresse de contact sur votre page publique.
• Téléphone : le numéro de téléphone de votre entreprise.
• Site web : l'URL de votre site internet, si vous en possédez un.

Conseil : Utilisez une adresse email professionnelle dédiée à votre entreprise (par exemple : contact@monentreprise.fr) plutôt qu'une adresse personnelle. Cela renforce votre image professionnelle et facilite la gestion de vos communications.

Adresse

Renseignez l'adresse complète de votre entreprise :

• Adresse (ligne 1)
• Complément d'adresse (ligne 2)
• Code postal
• Ville
• Pays

L'adresse apparait sur vos factures, vos bons de commande et votre page publique. Assurez-vous qu'elle est correcte et à jour.

Informations légales

Cette section regroupe les informations juridiques et fiscales de votre entreprise. Elles sont obligatoires sur vos factures conformément à la réglementation en vigueur.

• Numéro de TVA : votre numéro de TVA intracommunautaire.
• SIRET : votre numéro d'immatriculation SIRET (14 chiffres).
• Numéro d'identification fiscale : votre numéro d'identification auprès de l'administration fiscale, le cas échéant.
• Code activité : votre code APE ou NAF attribué par l'INSEE.
• Capital : le montant du capital social de votre entreprise.
• Type de société : la forme juridique de votre entreprise (SARL, SAS, SASU, SA, auto-entrepreneur, etc.).
• Contact principal : le nom du gérant ou du responsable principal de l'établissement.

Conseil : Si vous êtes auto-entrepreneur ou en entreprise individuelle, renseignez tout de même les informations disponibles (SIRET, numéro de TVA si applicable). Ces données sont nécessaires pour la conformité de vos factures.

Paramètres régionaux

Langue

Sélectionnez la langue de votre entreprise. Ce paramètre détermine :

• La langue de l'interface pour les utilisateurs de l'entreprise
• La langue des documents générés (factures, bons de commande)
• La langue des types de travaux affichés dans les sélecteurs

Les langues disponibles sont : français, anglais, allemand et espagnol.

Fuseau horaire

Sélectionnez le fuseau horaire correspondant à la localisation de votre entreprise. Ce paramètre est important pour :

• L'affichage correct des heures de visites terrain
• L'horodatage des opérations (facturation, SMS, etc.)
• Le calcul des horaires de disponibilité

Devise

Sélectionnez la devise utilisée pour votre entreprise. Cette devise sera appliquée sur l'ensemble de vos documents financiers : factures, devis, bons de commande, tarifs.

Paramètres de facturation

Préfixe de numérotation

Définissez le préfixe utilisé pour la numérotation de vos factures. Par défaut, le préfixe est « FA ». La numérotation suit le format :

[Préfixe][Année][Mois][Numéro séquentiel]

Par exemple : FA26020001 pour la première facture de février 2026.

Le numéro séquentiel est automatiquement incrémenté à chaque nouvelle facture, garantissant l'unicité et la conformité de votre numérotation.

Mentions légales

Renseignez les mentions légales qui doivent apparaitre sur vos factures. Ces mentions sont imposées par la réglementation et incluent généralement :

• Les conditions de paiement
• Les pénalités de retard
• L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement
• La mention relative à la TVA (si applicable)

Mentions sur les factures

Un champ dédié vous permet d'ajouter des mentions complémentaires sur vos factures :

• Conditions générales de vente
• Informations de paiement (RIB, lien de paiement en ligne)
• Toute information spécifique à votre activité de terrain

Astuce : Consultez votre expert-comptable pour vous assurer que vos mentions légales sont conformes à la réglementation en vigueur. Les obligations peuvent varier selon votre statut juridique et votre régime fiscal.

Identité visuelle

Logo de l'entreprise

Téléversez le logo de votre entreprise pour personnaliser vos documents et votre page publique. Le logo apparait sur :

• Les factures et bons de commande
• Votre page publique
• L'en-tête de l'application lorsque vous êtes connecté

Formats acceptés : PNG, JPG, SVG. Pour un rendu optimal, privilégiez un logo de bonne résolution avec un fond transparent (format PNG).

Galerie photos

Ajoutez des photos de votre entreprise pour illustrer votre page publique :

• Photos de vos équipes sur site, travaux réalisés
• Photos de vos véhicules et matériel
• Photos de chantier avant/après travaux
• Photos de votre équipe

Ces photos contribuent à donner une bonne première impression aux visiteurs de votre page publique.

Conseil : Sélectionnez des photos lumineuses, nettes et mettant en valeur votre entreprise et votre savoir-faire. Évitez les photos floues ou prises dans de mauvaises conditions d'éclairage. La qualité des images reflète la qualité de vos prestations.

Réseaux sociaux

Renseignez les liens vers vos comptes sur les réseaux sociaux pour les afficher sur votre page publique et faciliter la connexion avec vos clients :

• Facebook : l'URL de votre page Facebook.
• Twitter / X : l'URL de votre profil Twitter ou X.
• Instagram : l'URL de votre profil Instagram.
• YouTube : l'URL de votre chaine YouTube.

Les icônes des réseaux sociaux renseignés seront affichées automatiquement sur votre page publique.

Astuce : Instagram est un réseau social efficace pour les artisans. Les photos avant/après de vos chantiers sont un excellent moyen d'attirer de nouveaux clients. Pensez à publier régulièrement et à renseigner le lien dans vos paramètres.

Page publique

Texte d'en-tête

Rédigez un texte d'accueil qui sera affiché en haut de votre page publique. Ce texte doit être court, engageant et donner envie au visiteur d'en savoir plus sur votre entreprise.

Sections de contenu

Votre page publique dispose de trois sections personnalisables, chacune composée de :

• Titre : l'intitulé de la section.
• Texte : le contenu détaillé de la section.

Utilisez ces sections pour présenter :

• Nos services : décrivez vos prestations (plomberie, électricité, charpenterie, etc.)
• À propos : vos qualifications, certifications professionnelles, années d'expérience
• Vos engagements qualité ou vos garanties

Actualités

Un espace dédié aux actualités vous permet de publier des informations ponctuelles :

• Promotions en cours
• Changements d'horaires
• Fermetures exceptionnelles
• Nouveautés (nouveaux services, nouvelles zones d'intervention)

Description

Rédigez une description générale de votre entreprise. Cette description peut être plus détaillée que le texte d'en-tête et présenter votre parcours, votre philosophie, vos spécialités et votre zone d'intervention.

Horaires d'ouverture

Définissez les horaires de disponibilité de votre entreprise pour chaque jour de la semaine. Ces horaires sont affichés sur votre page publique et aident vos clients à connaitre vos disponibilités.

Pour chaque jour, vous pouvez :

• Définir les heures de début et de fin de disponibilité.
• Indiquer les jours de fermeture.

Conseil : Mettez à jour vos horaires à chaque changement (périodes de congés, jours fériés, fermeture annuelle). Des horaires erronés sur votre page publique peuvent créer de la frustration chez vos clients.

Membres de l'équipe

La section Équipe dans les Paramètres vous permet de définir les membres du personnel qui travaillent dans votre entreprise. Ces membres sont utilisés lors de l'attribution du responsable et des assistants pour les visites terrain.

Ajouter un membre de l'équipe

Rendez-vous dans Paramètres > Équipe et cliquez sur Nouveau. Pour chaque membre, renseignez :

• Prénom : le prénom du membre de l'équipe.
• Nom : le nom de famille du membre de l'équipe.

C'est tout ce qu'il faut. Les membres de l'équipe sont des fiches simples : ils n'ont pas besoin de compte utilisateur ni d'identifiants de connexion.

Utilisation dans les visites terrain

Une fois vos membres d'équipe créés, ils apparaissent comme options dans le formulaire de visite terrain :

• Responsable : sélectionnez le technicien référent pour la visite.
• Assistant 1 : sélectionnez un premier technicien assistant si nécessaire.
• Assistant 2 : sélectionnez un second technicien assistant si nécessaire.

Cela permet de suivre facilement qui a travaillé sur chaque chantier et de répartir la charge de travail au sein de votre équipe terrain.

Gérer votre équipe

Vous pouvez modifier ou supprimer des membres de l'équipe à tout moment depuis la page Équipe. Si vous supprimez un membre assigné à des visites terrain existantes, ces attributions seront automatiquement effacées.

Bonnes pratiques

Au démarrage

• Renseignez l'ensemble des informations dès la création de votre entreprise.
• Téléversez votre logo pour personnaliser immédiatement vos documents.
• Vérifiez les mentions légales de vos factures avec votre expert-comptable.
• Configurez la langue, le fuseau horaire et la devise adaptés à votre localisation.

En routine

• Mettez à jour vos horaires et actualités régulièrement.
• Ajoutez de nouvelles photos à votre galerie pour maintenir votre page publique vivante.
• Vérifiez que vos coordonnées sont toujours à jour (email, téléphone, adresse).
• Actualisez vos informations légales en cas de changement de statut juridique.

Page publique

• Rédigez des textes clairs, concis et orientés vers vos clients.
• Mettez en avant vos points forts et ce qui vous distingue de la concurrence.
• Incluez vos certifications et qualifications professionnelles pour renforcer la confiance.
• Utilisez les actualités pour communiquer sur vos événements et promotions.

Astuce : Votre page publique est souvent le premier contact d'un prospect avec votre entreprise. Soignez-la : elle doit être à la fois accueillante, professionnelle et informative.