Premiers pas

Bienvenue sur Check-in ARTISAN

Check-in ARTISAN est une application de gestion complète conçue spécifiquement pour les artisans et entreprises de terrain. Elle vous permet de gérer vos clients, leurs chantiers, vos visites terrain, votre facturation et bien plus encore, le tout depuis une interface moderne et intuitive.

Ce guide vous accompagne dans vos premiers pas : de la création de votre compte jusqu'à la prise en main du tableau de bord.

Création de votre compte

Inscription

Pour commencer, rendez-vous sur la page d'inscription de Check-in ARTISAN. Le formulaire vous demande les informations suivantes :

• Nom : votre nom complet (prénom et nom de famille).
• Adresse e-mail : cette adresse servira d'identifiant de connexion et pour toutes les communications liées à votre compte.
• Mot de passe : choisissez un mot de passe sécurisé d'au moins 8 caractères.
• Langue : sélectionnez votre langue préférée (français ou anglais). Ce choix détermine la langue de l'interface pour votre compte utilisateur.

Conseil : La langue que vous choisissez lors de l'inscription est liée à votre compte utilisateur personnel. Elle peut être différente de la langue de votre entreprise (par exemple, vous pouvez utiliser l'interface en français tout en configurant un espace destiné à une clientèle anglophone).

Confirmation de l'adresse e-mail

Après votre inscription, un e-mail de confirmation vous est envoyé. Cliquez sur le lien qu'il contient pour activer votre compte. Si vous ne trouvez pas cet e-mail, pensez à vérifier votre dossier de courriers indésirables (spam).

Connexion

Une fois votre compte confirmé, connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. Vous serez alors invité à créer votre première entreprise ou à accéder à l'espace de démonstration.

Création de votre première entreprise

Un espace entreprise représente votre établissement dans Check-in ARTISAN. Toutes vos données (clients, chantiers, visites terrain, factures) sont rattachées à cet espace. Si vous possédez plusieurs établissements ou zones d'intervention, vous pouvez créer un espace par établissement.

Informations à renseigner

Lors de la création de votre espace entreprise, vous devez fournir les éléments suivants :

• Nom de l'entreprise : le nom commercial de votre établissement (par exemple, "Swift Plumbing & Co.").
• Slug : un identifiant unique utilisé dans l'URL d'accès à votre espace. Il est généré automatiquement à partir du nom, mais vous pouvez le personnaliser. Il ne peut contenir que des lettres minuscules, des chiffres et des tirets.
• Langue de l'entreprise : la langue utilisée pour les documents destinés à vos clients (factures, e-mails, etc.). Ce réglage est indépendant de la langue de votre compte personnel.
• Fuseau horaire : sélectionnez le fuseau horaire correspondant à la localisation de votre entreprise. Ce paramètre est essentiel pour l'affichage correct des horaires de visites terrain.
• Devise : la devise utilisée pour la facturation (EUR, CHF, GBP, etc.).

Astuce : Choisissez un slug court et facile à retenir. Par exemple, si votre entreprise s'appelle "Swift Plumbing & Co.", un slug comme swift-plumbing sera plus pratique que le slug complet généré automatiquement.

Accéder à votre espace

Une fois l'espace créé, vous êtes automatiquement redirigé vers son tableau de bord. Votre entreprise est prête à être utilisée : vous pouvez commencer à ajouter des clients, des chantiers et à planifier vos visites terrain.

Plan gratuit

Lors de la création, votre espace est automatiquement sur le plan gratuit. Ce plan vous permet d'utiliser l'ensemble des fonctionnalités de Check-in ARTISAN avec certaines limites sur le nombre de clients et de chantiers. Vous pouvez passer à un plan supérieur (Solo ou Pro) à tout moment depuis la page d'abonnement.

L'espace de démonstration

Qu'est-ce que l'espace de démonstration ?

Check-in ARTISAN met à disposition un espace de démonstration partagé appelé "Check-in ARTISAN Sandbox". Cet espace est accessible à tous les utilisateurs, dès la création de leur compte. Il est pré-rempli avec des données fictives : clients, chantiers, visites terrain et factures.

A quoi sert-il ?

L'espace de démonstration a deux objectifs principaux :

1. Découverte : il vous permet d'explorer toutes les fonctionnalités de Check-in ARTISAN sans risquer de modifier vos propres données.
2. Formation : si vous formez un nouvel employé ou technicien, l'espace de démonstration est l'endroit idéal pour qu'il se familiarise avec l'application en toute sécurité.

Fonctionnement

• L'espace de démonstration est en lecture seule : vous pouvez consulter les données, naviguer dans les différentes sections, mais les modifications ne sont pas enregistrées de manière permanente.
• Les données sont réinitialisées chaque nuit : même si vous effectuez des modifications pour tester, tout revient à l'état initial le lendemain matin.
• Une bannière d'information en haut de l'écran vous rappelle que vous naviguez dans l'espace de démonstration.

Conseil : Profitez de l'espace de démonstration pour tester des fonctionnalités avant de les utiliser sur votre propre espace. Par exemple, essayez de créer une facture fictive pour vous familiariser avec le processus avant de facturer vos vrais clients.

Passer de l'espace de démonstration à votre espace

Vous pouvez basculer entre l'espace de démonstration et votre espace personnel à tout moment grâce au sélecteur dans le menu de navigation. Cliquez simplement sur le nom de l'espace actuel pour afficher la liste de vos espaces disponibles.

Apercu du tableau de bord

Le tableau de bord est la première page qui s'affiche lorsque vous accédez à votre espace. Il vous donne une vue d'ensemble de l'activité de votre entreprise grâce à plusieurs widgets.

Résumé du jour

Le widget Résumé du jour affiche en un coup d'oeil les informations essentielles de la journée en cours :

• Visites terrain du jour : le nombre total de visites planifiées pour aujourd'hui.
• Clients attendus : le nombre de clients distincts qui ont une visite terrain aujourd'hui.
• Chantiers du jour : le nombre de chantiers concernés par les visites d'aujourd'hui.
• Chiffre d'affaires du jour : le montant total des factures émises ou en attente pour la journée.

Ce résumé vous permet de préparer votre journée dès votre arrivée au bureau ou sur le premier chantier.

Graphique des visites terrain

Ce graphique vous offre une vue sur l'évolution du nombre de visites terrain sur une période donnée. Il vous aide à identifier :

• Les jours de forte activité et les jours plus calmes.
• Les tendances saisonnières (par exemple, une hausse des interventions à l'automne ou en hiver).
• L'évolution globale de votre activité au fil du temps.

Utilisez ces informations pour ajuster vos disponibilités ou planifier le recrutement de techniciens supplémentaires pendant les périodes chargées.

Graphique du chiffre d'affaires

Le graphique du chiffre d'affaires présente l'évolution de vos revenus sur une période donnée. Il vous permet de suivre :

• La progression mensuelle de votre chiffre d'affaires.
• Les comparaisons entre périodes pour mesurer la croissance de votre activité.
• Les éventuelles baisses d'activité qui nécessitent votre attention.

Astuce : Consultez régulierement ce graphique pour détecter rapidement toute variation inhabituelle de votre chiffre d'affaires et pouvoir réagir en conséquence.

Répartition des ventes

Le widget de répartition des ventes vous montre comment se compose votre chiffre d'affaires par catégorie de prestations et de matériaux. Ce graphique est particulièrement utile pour :

• Identifier vos types d'intervention les plus rentables.
• Repérer les catégories sous-exploitées qui pourraient être développées.
• Prendre des décisions éclairées sur votre politique tarifaire.

Prochaines étapes

Maintenant que votre compte est créé et que vous avez découvert le tableau de bord, voici les étapes recommandées pour bien démarrer :

1. Configurez votre catalogue : ajoutez vos prestations d'intervention et vos matériaux dans le catalogue (voir Catalogue produits et services).
2. Ajoutez vos clients : créez les fiches de vos premiers clients (voir Gestion des clients).
3. Enregistrez leurs chantiers : rattachez les chantiers à leurs propriétaires (voir Gestion des chantiers).
4. Planifiez vos visites terrain : commencez à utiliser le calendrier pour gérer votre planning (voir Visites terrain et calendrier).
5. Facturez vos prestations : émettez vos premières factures (voir Facturation et devis).

Conseil : Si vous avez le moindre doute, n'hésitez pas à tester dans l'espace de démonstration avant de reproduire les mêmes opérations dans votre espace réel. C'est la meilleure façon de prendre confiance avec l'outil.

Résumé

Vous êtes maintenant prêt à utiliser Check-in ARTISAN pour gérer votre entreprise de terrain au quotidien.