Visites terrain et calendrier

Présentation

Le module de visites terrain est le coeur opérationnel de votre entreprise. Il vous permet de planifier chaque intervention, d'attribuer le personnel, de gérer la liste d'attente et de suivre votre planning au quotidien. Check-in ARTISAN offre à la fois une vue calendrier pour une vision globale et une vue liste pour un suivi détaillé.

Créer une visite terrain

Accéder au formulaire

Pour créer une nouvelle visite terrain, rendez-vous dans la section Visites terrain du menu de navigation et cliquez sur Nouvelle visite. Vous pouvez également créer une visite depuis la vue calendrier en cliquant sur un créneau horaire.

Sélection du chantier

Le premier champ à renseigner est le chantier. Ce choix est central car il détermine automatiquement le client associé :

1. Commencez à taper le titre du chantier ou le nom de son propriétaire.
2. Les suggestions s'affichent avec le titre du chantier et le nom du client.
3. Sélectionnez le chantier souhaité.
4. Le champ client est automatiquement rempli avec le propriétaire du chantier.

Conseil : Cette liaison automatique entre le chantier et le client vous fait gagner du temps et évite les erreurs. Vous n'avez jamais besoin de sélectionner le client manuellement : il suffit de choisir le chantier.

Date et heure

• Date et heure de début : la date et l'heure auxquelles la visite terrain commence. Utilisez le sélecteur de date pour choisir le jour, puis réglez l'heure.
• Date et heure de fin : la date et l'heure prévues de fin d'intervention. Cela vous permet d'estimer la durée et d'éviter les chevauchements.

Astuce : Estimez la durée en fonction du type de travaux et de l'envergure du chantier. Une inspection préliminaire dure généralement 1 à 2 heures, une réparation de plomberie courante 2 à 4 heures, et un chantier de rénovation complet peut s'étaler sur plusieurs journées. Avec l'expérience, vous affinerez vos estimations.

Attribution du personnel

Check-in ARTISAN propose plusieurs champs pour organiser le travail au sein de votre équipe :

• Personnel assigné : un champ en texte libre qui vous permet d'indiquer le nom du technicien ou de l'artisan en charge. Ce champ est flexible : vous pouvez y mettre un nom, des initiales ou toute indication utile.
• Numéro de créneau / poste : un numéro de 1 à 30 qui identifie le poste ou le créneau de travail. Ce champ permet de gérer les ressources disponibles lorsque plusieurs équipes interviennent simultanément.

Responsable et assistants

Pour les entreprises travaillant en équipe, Check-in ARTISAN permet d'attribuer des rôles précis pour chaque visite terrain :

• Responsable : le membre de l'équipe principalement en charge de l'intervention. Ce champ est un sélecteur qui propose les membres de votre équipe (définis dans Paramètres > Équipe).
• Assistant 1 : un premier assistant, si nécessaire (aide à la manutention, second technicien, apprenti...).
• Assistant 2 : un second assistant pour les interventions nécessitant plus de main-d'oeuvre.

Pour configurer les membres de votre équipe, rendez-vous dans Paramètres > Équipe et ajoutez votre personnel avec leurs prénom et nom. Consultez Paramètres de l'entreprise pour plus de détails.

Conseil : Même si vous travaillez seul, renseignez le champ "Responsable". Cela vous sera utile le jour où vous embauchez un collaborateur, car l'historique sera déjà en place.

Liste d'attente

Fonctionnement

La liste d'attente vous permet d'enregistrer des demandes de visites terrain que vous ne pouvez pas encore planifier. Une visite peut être marquée comme étant en liste d'attente lors de sa création.

Cas d'utilisation

La liste d'attente est utile dans plusieurs situations :

• Planning complet : un client appelle mais vous n'avez plus de créneau disponible. Ajoutez la visite en liste d'attente pour ne pas oublier de le recontacter dès qu'une place se libère.
• Date non définie : le client souhaite une intervention mais ne peut pas encore confirmer la date. La liste d'attente sert de pense-bête et de carnet de chantiers en attente.
• Annulation de dernière minute : lorsqu'une visite est annulée, consultez la liste d'attente pour proposer le créneau libéré à un client en attente.

Gestion

Les visites en liste d'attente apparaissent dans un filtre dédié. Lorsque vous pouvez programmer la visite, il suffit de la modifier pour lui attribuer un créneau horaire et retirer le statut de liste d'attente.

Astuce : Consultez la liste d'attente chaque matin et après chaque annulation. C'est un moyen simple de maximiser le taux d'occupation de vos techniciens.

Page dédiée Liste d'attente

En plus du filtre dans la liste des visites terrain, Check-in ARTISAN propose une page Liste d'attente dédiée, accessible depuis le groupe de navigation Activité (juste après les Visites terrain). Cette page affiche toutes les visites en liste d'attente triées par date de création, vous donnant un aperçu clair des clients qui attendent depuis le plus longtemps.

Depuis la page liste d'attente, vous pouvez cliquer sur n'importe quelle visite pour la modifier. Par exemple, pour lui attribuer une date et une heure et retirer le statut de liste d'attente lorsqu'un créneau se libère.

Commentaires et notes

Chaque visite terrain dispose de plusieurs champs de texte pour consigner des informations :

Commentaire visible par le client

Ce champ contient des informations que vous pourriez partager avec le client. Par exemple :

• "Merci d'assurer l'accès au local technique avant notre arrivée"
• "Prévoir 3 à 4 heures pour l'intervention complète"
• "Nous confirmerons l'heure exacte la veille par SMS"

Notes internes

Les notes internes sont réservées à votre équipe et ne sont jamais communiquées au client. Elles servent à :

• Consigner des instructions particulières pour le technicien ("Attention, canalisation fragilisée à l'angle du couloir")
• Noter des observations sur l'état du chantier lors de la visite
• Indiquer des détails logistiques ("Le client laisse un accès par le portail latéral")

Commentaire pour le client

Un troisième champ vous permet de rédiger un commentaire destiné au client après la visite. Ce commentaire peut être utilisé pour :

• Donner un compte rendu de l'intervention effectuée
• Recommander une prochaine visite de contrôle
• Signaler une observation ou un point de vigilance (risque identifié, travaux complémentaires conseillés, etc.)

Conseil : Prenez l'habitude de rédiger un bref compte rendu après chaque intervention. Les clients apprécient ces retours personnalisés, et cela renforce votre image de professionnel attentif et rigoureux.

Vue calendrier et vue liste

Vue calendrier

La vue calendrier offre une représentation visuelle de votre planning. Vous pouvez naviguer entre les vues :

• Jour : idéale pour voir le détail d'une journée, créneau par créneau.
• Semaine : pour avoir une vue d'ensemble de la semaine à venir.
• Mois : pour repérer les périodes chargées et les jours disponibles.

Chaque visite terrain est affichée sous forme de bloc coloré indiquant le titre du chantier et l'heure. Cliquez sur une visite pour accéder à sa fiche complète.

Vue liste

La vue liste présente les visites terrain sous forme de tableau avec toutes les informations principales :

• Date et heure
• Titre du chantier
• Nom du client
• Personnel assigné
• Statut (planifiée, liste d'attente, terminée)

La vue liste est particulièrement adaptée pour :

• Exporter ou imprimer la liste des visites terrain du jour.
• Rechercher une visite spécifique.
• Appliquer des filtres avancés.

Astuce : Utilisez la vue calendrier pour la planification visuelle et la vue liste pour le suivi opérationnel au quotidien. Les deux vues sont complémentaires.

Jours fériés

Configuration

Check-in ARTISAN vous permet de définir des jours fériés pour votre entreprise. Les jours fériés sont affichés dans le calendrier pour vous rappeler les fermetures prévues.

Pour chaque jour férié, vous renseignez :

• Libellé : le nom du jour férié (par exemple, "Noël", "Jour de l'An", "Fermeture annuelle").
• Date de début : le premier jour de la période de fermeture.
• Date de fin : le dernier jour de la période (même date que le début pour un jour unique).

Utilisation

Les jours fériés sont visibles dans la vue calendrier, ce qui vous permet de :

• Eviter de planifier des visites terrain pendant les périodes de fermeture.
• Informer vos clients des jours d'absence.
• Planifier vos congés et fermetures annuelles à l'avance.

Conseil : En début d'année, prenez quelques minutes pour renseigner tous les jours fériés et vos périodes de fermeture prévues. Cela évitera les prises de visites involontaires pendant vos absences.

Créneaux horaires

Configuration des créneaux

Les créneaux horaires vous permettent de définir la capacité d'intervention de votre équipe pour chaque jour de la semaine. Pour chaque créneau, vous spécifiez :

• Jour de la semaine : lundi, mardi, mercredi, etc.
• Heure : l'heure du créneau (par exemple, 8h00, 10h00, 14h00).
• Nombre maximum d'interventions : le nombre de visites terrain que vous pouvez assurer simultanément sur ce créneau.

A quoi servent les créneaux

Les créneaux horaires servent de guide pour la planification :

• Ils définissent votre capacité réelle d'intervention en fonction de vos ressources (nombre de techniciens disponibles, véhicules d'intervention).
• Ils vous permettent de repérer rapidement les créneaux complets et les créneaux disponibles.
• Ils vous aident à équilibrer la charge de travail sur la journée et la semaine.

Exemples de configuration

Voici un exemple de configuration pour une petite entreprise de plomberie :

Astuce : Prévoyez des créneaux avec un nombre maximum réduit en fin de journée pour les interventions longues qui risquent de déborder. Cela vous évitera les situations de surcharge et les heures supplémentaires imprévues.

Filtres

La liste des visites terrain propose plusieurs filtres pour faciliter la gestion quotidienne :

Filtre par liste d'attente

Activez ce filtre pour afficher uniquement les visites en liste d'attente. C'est la vue à consulter en priorité lorsqu'un créneau se libère.

Filtre par visites à venir

Ce filtre affiche uniquement les visites terrain futures, en excluant les visites passées. Il est activé par défaut pour vous présenter un planning tourné vers l'avenir.

Combinaison de filtres

Les filtres sont combinables entre eux et avec la recherche textuelle. Vous pouvez par exemple afficher toutes les visites à venir pour un client spécifique, ou toutes les visites en liste d'attente pour une période donnée.

Cycle de vie d'une visite terrain

Une visite terrain passe généralement par les étapes suivantes :

1. Création : la visite est créée avec les informations de base (chantier, date, heure).
2. Planification : le personnel est attribué, le numéro de créneau est défini.
3. Jour J : la visite apparaît dans le résumé du jour sur le tableau de bord.
4. Réalisation : l'intervention est effectuée, les notes internes sont complétées.
5. Facturation : une facture est créée et liée à la visite terrain (voir Facturation et devis).
6. Archivage : la visite passe dans l'historique, consultable à tout moment.

Bonnes pratiques

Planification

• Planifiez les visites terrain au moins une semaine à l'avance quand c'est possible pour optimiser les déplacements de vos techniciens.
• Utilisez les créneaux horaires pour ne pas dépasser votre capacité d'intervention.
• Laissez des marges entre les visites pour les imprévus (intervention plus longue que prévue, embouteillages, problème technique inattendu).

Le jour même

• Consultez le résumé du jour sur le tableau de bord dès votre arrivée au bureau.
• Vérifiez les fiches des chantiers planifiés pour préparer le matériel et les matériaux nécessaires.
• Confirmez les visites par SMS aux clients concernés si nécessaire.

Après la visite terrain

• Complétez les notes internes avec vos observations et compte rendus techniques.
• Rédigez un commentaire pour le client si pertinent.
• Créez la facture associée à la visite terrain.
• Proposez la prochaine visite de contrôle ou de suite des travaux au client.

Gestion de la liste d'attente

• Recontactez les clients en liste d'attente dès qu'un créneau se libère.
• Nettoyez régulièrement la liste d'attente en supprimant les demandes obsolètes.
• Priorisez les clients qui attendent depuis le plus longtemps ou dont l'urgence est la plus grande.

Résumé

Un planning bien tenu est la clé d'une entreprise de terrain efficace. Prenez le temps de configurer vos créneaux horaires et vos jours fériés dès le départ pour une gestion fluide au quotidien.